اتوماسیون اداری چیست؟

اتوماسیون اداری عبارت است از: متصل کردن اطلاعات کامپیوترهای موجود در یک سازمان به کمک شبکه و یا استفاده از یک برنامه نرم‌افزاری مشترک، تا انتقال اطلاعات، آمارها، نامه‌ها و مکاتبات و نیز دستورالعمل‌ها به‌صورت کاملاً یکپارچه و آسان انجام پذیرد

و بدین ترتیب فرمولی جدید جهت طبقه‌بندی، تبادل، تنظیم و تصحیح اطلاعات درون‌سازمانی و تسریع بخشیدن به امر اجراء بدون نیاز به روش‌های دست‌وپاگیر و مرسوم اداری و با صرفه‌جوئی در زمان و مواداولیه مصرفی ایجاد شود.

حذف کاغذ از امور بایگانی و دفتری، رفع محدودیت فضا جهت بایگانی پرونده‌ها و ابزار آن مانند زونکن و پوشه، کاهش خطرات و مشکلات محیطی و آتش‌سوزی، افزایش ضریب امنیت در نگهداری از اطلاعات و پشتیبانی از امور اداری از تأثیرات به‌کارگیری اتوماسیون است.

اتوماسیون اداری مكانیزمی است در راستای بهبود بهره وری سازمان از طریق اعمال مدیریت اثر بخش و كارا بر مجموعه فعالیتهای سازمان با بهره گیری از :

گردش الكترونیكی مكاتبات در سطح سازمان
جستجوی آسان در اطلاعات ذخیره شده
پاسخگویی سریع و به موقع به مراجعان
حذف كاغذ از چرخه مكاتبات اداری
اعمال كنترل مناسب بر كاربران
ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات
بهبود ارتباطات درون سازمانی

مشكلات و معضلات

برخی از مهمترین مشكلات متعارف سازمانها كه ناشی از عدم بهره گیری مناسب از سیستم های اتوماسیون اداری می باشد عبارتند از :

عدم امكان اطلاع رسانی سریع و صحیح به كاركنان و مراجعان
زمان بر بودن دسترسی به اسناد و مكاتبات ذخیره شده
زمان بر بودن چرخه تولید ، توزیع و بایگانی اسناد
تا مناسب بودن سیستم كنترل و نظارت سازمان
عدم امكان پیگیری صحیح كارها

دستاوردهای بكارگیری

دستاوردهای بكارگیری سیستم های نوین اتوماسیون اداری :

امکان انجام کارهای اداری در خارج از محل کار و در هر زمان
کاهش فعالیت های غیر مولد مانند بایگانی فیزیکی اسناد و . . .
نگهداری سوابق عملیات در حجم کمتر, ایمنی بالا ومراجعه آسان
قابلیت تولید گزارش های مورد نیاز به همراه نمودارهای متعدد
کاهش کارهای مسئولان دفاتر, منشی ها, تایپیست ها
امکان پیگیری تلفنی کارها در هر مكان و هر زمان
اعمال کنترل بر اطلاعات طبقه بندی شده
دقت در انجام عملیات وثبت تمامی امور
حذف کامل کاغذ از فرایند انجام کارها
ردیابی امور وپیگیری به موقع مراحل کار
سهولت وسرعت در گردش عملیات
امنیت بالا در نگهداری از اسناد و امكان دسترسی به آن
.

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *